Email sudah menjadi platform untuk komunikasi sejak kemunculannya menggantikan surat konvensional.
Meski tergolong jarang digunakan secara personal—karena sudah ada aplikasi perpesanan yang lebih populer—tetapi semua komunikasi yang bersifat profesional biasanya akan menggunakan email.
Salah satu contoh bentuk penggunaan email adalah saat melamar pekerjaan atau ketika sedang mendaftar pada platform tertentu.
Selain mudah dan cepat, email terbukti sangat efektif untuk menyampaikan pesan kepada penerimanya.
Namun, sering ditemui kasus yang di mana email tidak bisa segera diterima dan malah masuk ke kotak spam.
Banyak yang menganggap bahwa kotak spam akan menampung semua email yang berbahaya, benarkah begitu?
Nah, untuk mengetahuinya secara lengkap, silakan baca ulasan penyebab email masuk spam beserta cara mengatasinya berikut ini, yuk!
Apa Itu Email Spam?
Email spam adalah email yang dianggap sebagai sampah atau junk karena biasanya dikirimkan secara massal melalui surel.
Email yang dianggap sebagai spam biasanya mengandung hal-hal komersil, penipuan, atau niat jahat yang lain seperti tautan berisi malware, virus atau phising.
Nah, junk email atau email spam ini sendiri terbagi ke dalam beberapa jenis berikut
- Phising—Salah satu tindakan penipuan yang sering menggunakan email sebagai medianya. Email yang dikirim akan menyerupai suatu brand terkenal agar orang tertarik untuk membukanya.
- Scam—Penipuan yang berujung pemerasan. Biasanya, pengirim email akan mengaku sebagai seseorang dan meminta sejumlah uang.
- Promosi—Jika promosi dikirimkan tanpa seizin pemilik email, maka email tersebut dianggap sebagai spam.
Untuk email marketer, bila email yang kirimkan ditandai sebagai spam tentu akan merugikan bisnis Anda.
Maka dari itu, jika email Anda ditandai sebagai spam, cobalah untuk ketahui beberapa alasan kenapa email bisa masuk spam supaya GudPeople bisa menghindarinya.
Apakah email spam bisa dihilangkan?
Mengapa Email Masuk Spam? (+ Cara Menghindarinya)
Sebetulnya ada banyak sekali penyebab-penyebab email masuk spam, mulai dari menggunakan keyword yang memicu spam, hingga permission yang tidak tepat.
Agar lebih jelas, mari pelajari apa saja yang membuat email Anda masuk ke kotak spam pelanggan.
1. Isi Email Memicu Filter Spam
Filter spam memeriksa konten email Anda dengan beberapa kata atau kombinasi kata sebagai kata kunci.
Jika email Anda terdapat kata gratis, termurah, uang tambahan, easy money, atau tanpa biaya apapun, maka besar kemungkinan email Anda akan terjaring filter spam.
Selain itu, banyaknya tanda baca dan simbol mata uang juga bisa menjadi pemicu konten Anda dicap sebagai spam.
Apalagi bila Anda menulis konten email dengan menggunakan huruf kapital semua, pasti juga akan masuk kotak spam pelanggan (penerima) Anda.
Kalau disimpulkan, secara umum kategori di atas adalah tanda di mana seseorang membuat konten yang sangat sales-oriented.
Jadi, gunakan kata-kata di atas seperlunya saja untuk terhindar dari label spam.
2. Tidak Adanya Izin dari Pemilik Email (Penerima)
Peraturan tentang privasi online sudah dijelaskan di dalam GDPR.
Peraturan ini menyangkut tentang perizinan dari penerima email. Jadi, Anda harus memiliki persetujuan si pemilik email untuk mengirimkan surel.
Untuk menghindarkan Anda dari masalah ini, pastikan di formulir website Anda ada kolom untuk meminta perizinan dari pemilik email.
3. Tidak Mengikuti Prosedur HTML untuk Email
Bila Anda memasukkan HTML ke pesan email, maka penting bagi Anda untuk mengikuti beberapa peraturannya agar terhindar dari kotak spam:
- Usahakan kode CSS Anda ringan dan sederhana, serta hindari menggunakan JavaScript dan Flash secara ekspansif.
- Lebar email antara 600 hingga 800 piksel dan tidak lebih dari itu.
- Pastikan email Anda mobile-friendly dan menggunakan font yang email-safe.
- Gunakan font seperti Verdana, Arial, dan Georgia.
Nah, kalau memungkinkan, lebih baik untuk meminimalisir penggunaan HTML di dalam email Anda dan berfokus untuk memaksimalkan penggunaan teks saja supaya tidak masuk kotak spam.
4. Tidak Memasukkan Tautan untuk Unsubscribe
Anda harus ingat bahwa pelanggan atau penerima email memiliki hak penuh atas apa yang masuk ke kotak email mereka.
Sebagai pengirim email, Anda perlu memberi penerima sebuah opsi berupa tautan atau tombol yang berada di bagian footer email untuk berhenti berlangganan.
Dengan begitu, apabila penerima merasa terganggu dengan email yang diterima (karena mungkin terlalu banyak), maka mereka dapat berhenti berlangganan atau menerima email dari Anda.
Maka dari itu, perhatikan pula intensitas email yang Anda kirimkan supaya tidak terkesan mengganggu.
5. Anda belum Mengatur Autentikasi Email
Penerima dapat menganggap email Anda sebagai spam kalau Anda belum mengautentikasi email.
Email otomatis yang dikirim biasanya akan menampilkan nama domain Anda alih-alih menampilkan nama Anda.
Untuk melakukan autentikasi email, Anda dapat menggunakan Sender Policy Framework (SPF), DMARC atau DomainKey Identified Mail (DKIM).
6. Melampirkan Banyak File ke dalam Email
Melampirkan banyak file di dalam email marketing Anda akan memicu filter spam.
Hal ini terjadi karena lampiran atau attachment pada email rawan berisi malware dan juga virus.
Untuk menghindari hal tersebut, Anda tidak perlu melampirkan apa-apa ke email Anda.
Namun, bila harus melampirkan sesuatu ke dalam email, gunakan Dropbox atau Google Drive lalu memasukkan tautannya ke email dalam bentuk short URL.
7. Informasi ‘From’ yang Tidak Sesuai
Nah, jika kasusnya seperti ini, Anda harus memastikan bahwa kolom From harus sesuai dengan informasi yang ada.
Kadang tool seperti contact form yang Anda gunakan di website mengirimkan email spoof dengan detail ‘From’ yang memicu filter spam email.
Untuk menyesuaikan infonya, cek ‘From’ pada setting contact form yang Anda gunakan.
Pastikan bahwa kolom ‘From; di pengaturannya memiliki alamat admin situs yang Anda kelola.
8. Penerima Menandai Email Anda sebagai Spam
Hal ini bisa saja terjadi karena penerima mungkin saja lupa pernah berlangganan email Anda atau pelanggan keliru memasukkan info.
Untuk menghindari hal ini, pastikan konten email Anda terlihat baik dan meyakinkan agar tidak dianggap spam oleh penerima.
9. Subject yang tidak Sesuai dan Terlalu Bombastis
Pastikan bahwa subject Anda diisi sesuai dengan isi email Anda. Tidak perlu menggunakan kata-kata yang bombastis.
Usahakan isi kolom subject dengan kata-kata yang singkat tapi tetap informatif, serta hindari untuk tidak menggunakan huruf capslock secara berlebihan.
Email Anda Masih Masuk Spam?
Penyebab email masuk spam ternyata begitu variatif. Tapi sekarang Anda tidak perlu khawatir karena kami sudah menjelaskannya secara detail.
Kami harap email Anda akan terhindar dari ditandai sebagai spam karena hal ini sangat memengaruhi brand image Anda.
Sebagaimana email memberi pengaruh besar terhadap brand image, website dan keamanannya juga memiliki peran yang sama.
Untuk itu, pastikan website Anda memiliki Sertifikat SSL dari Gudang SSL ya, GudPeople!
Oh iya, apabila GudPeople sudah menerapkan cara-cara di atas tetapi email masih dianggap spam, jangan ragu untuk bertanya kepada kami melalui kolom komentar, ya!
Selamat mencoba!
